De voorbereiding en organisatie van een reis of congres neemt gemiddeld zo’n 10 maanden in beslag. Ook dit congres stond al geheel gepland; fysiek bijeenkomen met ca. 100 tandartsen en diverse sponsoren op een prachtige locatie in Nederland. Dat zorgde voor een switch; in overleg met de locatie mochten we het fysieke congres verplaatsen naar een jaar later en startten daarmee ook de voorbereidingen voor een digitaal congres, om de tandartsen in dat jaar alsnog bijeen te laten komen. Waar wij als Rientjes & Partners een specialist zijn in het organiseren van fysieke bedrijfsevenementen en zakelijke reizen, werd onze focus verlegd en gingen we ons, in samenwerking met onze geselecteerde partners, verdiepen in de techniek om van dit digitale congres een groot succes te maken.

Zowel de sponsoren als de tandartsen waren blij dat er toch een digitale editie zou komen van dit congres. De uitnodigingen werden per e-mail verstuurd en de aanmeldingen stroomden binnen. Ontzettend leuk natuurlijk dat er ook voor het digitale congres zoveel animo was, daar moesten we iets mee doen. Omdat er na afloop van het fysieke congres altijd een borrel plaatsvindt, dachten wij; dit kan ook online georganiseerd worden. Mooie borrelboxen, voorzien van het logo van onze opdrachtgever, werden gevuld met bubbels, snacks en sponsormaterialen. We verstuurden de borrelboxen naar de praktijken van de tandartsen… Een grote verrassing voor alle deelnemers! De technische voorbereidingen waren van een ander level, maar hoe meer we ons er in verdiepten, hoe leuker het werd, wij waren er helemaal klaar voor!

Op naar hotel van der Valk om ons daar in een vergaderzaal, samen met onze opdrachtgever, te installeren voor het digitale congres dat die middag van start ging. Laptops? Check! Internet verbinding? Voordat we als host van dit congres ineens offline zijn… Check! Nog een laatste reminder aan alle deelnemers werd verstuurd en ja hoor, daar arriveerden de eerste deelnemers in de online wachtruimtes; registreren en toelaten, we konden beginnen!

Iedereen werd welkom geheten door onze opdrachtgever en wij zorgden op de achtergrond dat alle deelnemers in werkgroepen werden ingedeeld zodat zij hun cases met andere collega’s konden bespreken. Vervolgens werd de spreker online welkom geheten en volgde er een interessant webinar. Met de verkregen informatie werden er verschillende discussies gestart en ervaringen met elkaar gedeeld. Het zakelijke gedeelte zat er op en dan wil je op een vrijdagmiddag natuurlijk één ding niet overslaan; borrelen met branchegenoten. De borrelboxen werden geopend en de fles bubbels werd opengetrokken; nog even napraten met collega’s onder het genot van een hapje en drankje. Wauw, ook online kan er zovéél! Het digitale congres was een enorm succes met veel enthousiaste reacties van de deelnemers, een mooie livestream experience.

Wil jij ook een (digitaal) congres organiseren? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op om samen de mogelijkheden voor jullie te bekijken.