Samen met negen gedreven en nuchtere Groningers (en Friezen), hebben we anderhalf jaar lang aan een groot internationaal medisch congres gewerkt, dat eind april heeft plaats gevonden. Het UMCG en Myles verschillen enorm van achtergrond, maar mede door al hun waardevolle kennis en input voor het wetenschappelijke programma, hebben wij met veel enthousiasme onze mouwen kunnen opstropen om hun juist te ontzorgen bij alle logistieke en organisatorische taken rondom het event.

Van 22 tot 25 april ontvingen we meer dan driehonderdtwintig personen (waaronder artsen, wetenschappers en patiëntenorganisaties) uit meer dan tweeëndertig landen in Hotel Zuiderduin in Egmond Aan Zee. Marieke, Cindy, Emma en Jinke waren ter plaatse aanwezig. Aan ons team de taak om alles van A tot Z in de juiste banen te leiden, met een frisse blik, vooruitkijkend op de toekomst én natuurlijk een oranje tintje. En… dat net voor koningsdag!

Voor dit event hebben we onder andere een volledige brandguide ontwikkeld, met een complete huisstijl. Van een congreswebsite met eventbanners, digitale uitnodigingen, e-mail handtekeningen, gepersonaliseerde congresbadges, een eventapp tot aan de branding op alle locaties, zoals banners, bewegwijzering, bierviltjes, menukaarten en vlaggen. Kortom; het gehele evenement in dezelfde, herkenbare Look & Feel. Dit zorgde voor een top uitstraling!

Hoe zagen de dagen er voor onszelf uit? Op dag nul zoals wij dat noemen, de dag voordat het event van start gaat, lopen we alles nog één keer goed na (of twee, of drie keer… ). Zo werden de laatste en eventueel nieuwe aanmeldingen gecheckt. Hebben de sponsoren, sprekers én deelnemers alle nodige informatie ontvangen? Staat het gehele programma klaar in onze speciale congresapp en zijn de honderden hotel kamers klaar voor check-in? Staan de bus transfers en hosten gereed vanaf Schiphol? Staan de wegwijzers op de locatie de juiste kant op en zitten de gepersonaliseerde vlaggen in de mast? Staan de verse bloemen op het podium? Staan de meubels in alle meeting ruimtes in de juiste opstelling en zijn de koelkasten gevuld? Staan de tientallen posterborden in positie? Tot slot liepen we de techniek nog even grondig door; nu zijn we er écht klaar voor! Wij blijven het organiseren van congressen met de vele details die daar bij komen kijken enorm leuk vinden.

Klaar om op maandag meer dan driehonderdtwintig deelnemers van over de hele wereld te verwelkomen in ons prachtige land, om ze relevante onderzoeksresultaten met elkaar te laten delen en meer aandacht te creëren voor de Sjögren’s ziekte. Ontzettend waardevol en voor Myles een eer dat wij hier namens UMCG aan bij hebben mogen dragen! Met een zeer sterk inhoudelijk programma -bestaande uit interactieve workshops, tientallen sprekers, ruim honderdtwintig abstracts, beoordeeld door tientallen leden van de scientific commissie en de daar bijbehorende poster presentaties- werden de dagen in Hotel Zuiderduin gevuld.

Uiteraard mocht ook het sociale aspect en de funfactor niet ontbreken; laat daar nou net de kracht van Myles liggen! Wij hebben er alles aan gedaan om de -grotendeels internationale- deelnemers van dit congres een échte Nederland-beleving te geven!

Zo reden we met drie bussen langs de tulpenvelden en stapten we met honderdtachtig man vanaf de RAI in Amsterdam op traditionele rondvaartboten. Met de volledige Hollandse experience (lees: wind, regen, Heineken en bitterballen) hebben we door de grachten naar het Scheepsvaartmuseum gevaren voor een exclusief diner. Onder het mom van ‘water verbindt werelden’ schoven alle professionals hier bij elkaar aan tafel. Onder het genot van een heerlijk diner, een drankje en de harmonieuze klanken van de harp- en klarinettist werden nieuwe connecties gelegd in een fantastische ambiance.

We sloten het congres op de laatste avond af met een walking dinner en een feestavond in een gezellige strandtent. Daar konden de voetjes nog even van de vloer; samen proostten op een succesvol congres en een fantastische kennismaking met Nederland!

Wil jij ook een (inter)nationaal congres organiseren, maar zoek jij nog een ervaren organisatiepartner die jou hierin volledig kan ontzorgen? Meet Myles! Neem vrijblijvend contact met ons op. Onze Myles-members kijken ernaar uit om samen te sparren over de vele mogelijkheden.