Zelf een incentive reis organiseren of uitbesteden?
Bij Myles werken we al sinds 1996 met een grote groep loyale opdrachtgevers. Wij noemen hen liefdevol ook wel onze ‘ambassadeurs’. Zij kennen ons én onze werkwijze en weten dan ook als geen ander wat onze meerwaarde is bij de organisatie van een incentive reis of bedrijfsevenement. Deze ambassadeurs zijn voor ons van grote waarde en wij koesteren hen dan ook enorm. Bij nieuwe opdrachtgevers is dit echter anders, zij worstelen soms met de vraag: ‘Onze incentive reis zelf organiseren of uitbesteden?’. Dagelijks werken wij bij Myles aan de kleinste details van vele en verschillende zakelijke reizen en events en leggen graag uit wat onze toegevoegde waarde is.
Wij staan natuurlijk altijd open voor nieuwe kansen, nieuwe opdrachtgevers en daarmee ook nieuwe wensen en verwachtingen. Nieuwe opdrachtgevers weten vaak nog niet wat ze van ons kunnen en mogen verwachten en wat de toegevoegde waarde is van onze diensten. Zij zijn – terecht – kritisch en in een tijd waarbij elk programma onderdeel onder de digitale Google loep wordt genomen qua reviews en bijbehorende tarieven, is het juist extra belangrijk om hen te overtuigen van onze meerwaarde bij de organisatie van hun incentive reis of bedrijfsevenement.
Gunstig inkopen en flexibele voorwaarden
Uiteraard hanteren wij een organisatiefee voor onze werkzaamheden, maar door onze jarenlange expertise zijn wij in staat om slim en gunstig in te kopen, zodat we uiteindelijk een goede prijs-kwaliteitverhouding kunnen aanbieden. Daarnaast werken wij wereldwijd samen met de beste partners, waar wij een langdurige en betrouwbare samenwerking mee hebben opgebouwd. Naast gunstige tarieven, zorgt dit ook voor flexibele (annulerings)voorwaarden, iets wat absoluut noodzakelijk is bij incentive reizen en bedrijfsevenementen (en vaak een groot probleem indien men besluit zélf een groepsreis te organiseren). Daarnaast zorgen deze lokale partners voor unieke tips en locaties, met zorg uitgekiende lokale reisschema’s en een betrouwbaar aanspreekpunt op de bestemming.
Jij hebt één taak: genieten!
Nu denk je misschien, ‘Maar ik vind het juist zo leuk dat ik ben gevraagd om deze incentive reis, jubileumreis of dit congres te mogen organiseren!’. Dat begrijpen wij en dat is natuurlijk ook zo (we spreken uit ervaring…). En wij hebben jou als contactpersoon ook hard nodig! Jouw input is van groot belang om uiteindelijk tot het gewenste eindresultaat te komen. Jij kent jouw collega’s, relaties of genodigden en weet als geen ander hoe we hen positief kunnen verrassen. Jij kent de voorwaarden om het event te mogen organiseren en weet binnen welke kaders het gerealiseerd dient te worden. Wij zien onszelf dan ook als een zakelijke partner en horen graag van jou tot in welke mate wij jou kunnen en mogen ontzorgen. We nemen je graag eventuele extra druk en werkzaamheden uit handen en pakken de verantwoordelijkheid die nodig is voor een solide en betrouwbare organisatiepartner. Mocht je uiteindelijk zelf ook aanwezig zijn bij de incentive reis of het bedrijfsevenement, dan vinden wij het heel belangrijk dat ook jij kunt genieten van alles wat er staat te gebeuren, net zoals de andere deelnemers en dat jij niet als organisator alle details op locatie hoeft te checken en coördineren. Daar heb je Myles voor. Jij hebt tijdens het event of de reis maar één taak: genieten!
Is alles goed op elkaar afgestemd?
Wist je dat er zoveel meer bij komt kijken dan het selecteren van de juiste hotels en restaurants? Is het programma namelijk ook efficiënt georganiseerd en zijn er bijvoorbeeld geen onnodige transfers op piekmomenten in drukke steden? En als we op de bestemming aankomen, staat iedereen dan paraat om jouw gezelschap met een glimlach te ontvangen? Van gekwalificeerde busondernemingen met een gekoeld flesje water op jouw stoel tot de enthousiaste gidsen die je bij aankomst op de luchthaven al welkom laten voelen op deze nog onbekende bestemming. Zijn de restaurants ook op de hoogte van alle dieetwensen en allergieën? En zijn alle maaltijden tijdens de reis goed op elkaar afgestemd, zodat men niet elke dag hetzelfde eet? En vergeet natuurlijk ook niet het verrassende geschenk dat op jouw prachtige hotelkamer ligt bij aankomst in het hotel! Daarnaast denken wij graag mee over een zakelijke invulling van het programma om jouw incentive reis of bedrijfsevenement WKR-proof te maken. Zomaar een paar kleine details waar wij dagelijks aan werken.
Wij nemen werk uit handen
Naast ons grote wereldwijde netwerk van lokale partners, werken wij met zorgvuldig geselecteerde specialisten die ons – én jou dus ook – kunnen ondersteunen en adviseren op het gebied van bijvoorbeeld marketing (printwerk, fotografie, branding, aftermovies) of de organisatie van (inter)nationale bedrijfsbezoeken en handelsmissies (via ambassades, consulaten en het (lokale) bedrijfsleven). Wij nemen met liefde het volledige communicatie traject uit handen; van de eerste Save the Date, verrassende teasers die zorgen voor de belangrijke voorpret of extra drive om het sales target te halen, tot de officiële uitnodiging. Wat te denken van een op maat gemaakte app of website voorzien met informatie over de incentive reis en waar deelnemers zich online kunnen registreren. Met één druk op de knop leveren wij jou een overzicht aan van alle aanmeldingen tot dusver, inclusief persoonlijke (dieet)wensen en voorkeuren voor activiteiten. Indien gewenst sluiten wij ook een reis- of annuleringsverzekering af. Tevens zijn evenementen verzekeringen met dekkingen voor faillissementen en wereldwijde (politieke) dreigingen ons niet vreemd.
Wij zijn graag uw partner in project
Tot slot zijn wij trots op ons lidmaatschap van het SGR-Z, een garantiefonds voor de zakelijke markt. Met deze deelname kunnen wij onze opdrachtgevers bescherming bieden bij faillissement en voldoen wij tevens aan de nieuwe wetgeving die op 1 juli 2018 in werking is getreden. Hiermee onderscheiden wij ons van partijen die (nog) geen wereldwijde garantieregeling bieden. Daarnaast is Myles lid van CLC-Vecta. CLC-Vecta is een kennis- en inspiratieplatform voor Live Communicatie. Deze branchevereniging vertegenwoordigt bedrijven die professioneel actief zijn bij het organiseren, accommoderen en faciliteren van zakelijke groepsreizen, business events, meetings, congressen en beurzen. De beste manier om te concluderen of wij een meerwaarde voor jou kunnen leveren is door het te ‘beleven’. We komen graag bij je langs om persoonlijk kennis te maken. Mocht je daarnaast eens één van onze loyale ambassadeurs willen spreken, desgewenst uit jouw eigen branche, dan horen wij dat ook graag en zorgen wij dat je in contact wordt gebracht. Conclusie: wij zijn graag jouw partner in project!
Vrijblijvend sparren?
Ga voor meer blog-artikelen naar het blog-overzicht. Natuurlijk organiseren wij ook graag jouw event… Wil je vrijblijvend sparren of een concreet voorstel ontvangen? Neem dan snel contact met ons op.