Zeker in een digitale tijd als deze, waarin iedereen voornamelijk vluchtig contact heeft via e-mail, WhatsApp en Social Media, is het elkaar ‘in real life’ zien van grote waarde. Tijdens een één-op-één gesprek met een branchegenoot of sponsor tijdens een congres wordt er simpelweg meer tijd voor elkaar genomen. Deze netwerkmomenten zijn voor alle partijen zeer waardevol. Er is tijd én gelegenheid om meer de diepte in te gaan en uitgebreider kennis en ervaringen te delen. Via een digitaal medium gebeurd dit vaak oppervlakkiger en in een verkorte, snelle versie.

Stel, je hebt besloten om een congres te organiseren, dan rijst al snel de vraag: ‘Ga ik het zelf doen of besteed ik het uit?’. Bij de organisatie van een congres komt veel kijken; het kost flink wat uren voorbereidingswerk. Voor het succesvol organiseren van een congres dient een duidelijk stappenplan gehanteerd te worden zodat alle key factoren aanwezig zijn, belangrijke details niet vergeten worden en aan de hand van een strakke planning gewerkt kan worden.

Allereerst dient het doel van het congres en de doelgroep in kaart gebracht te worden. Dit is van essentieel belang om het congres van passende inhoud te voorzien en in te spelen op de wensen en verwachtingen van jouw doelgroep. Niet alleen qua invulling, maar ook op het gebied van presentatie, sprekers en actuele trends, al dan niet gericht op de leeftijd van de doelgroep. Waar de ene generatie meer waarde hecht aan het ‘traditionele’ congres, hebben de jongere generaties over het algemeen meer behoefte aan dynamiek, interactie en de aanwezigheid van vernieuwende trends zoals experimentele break outs sessies en bijvoorbeeld gebruik van Virtual Reality (VR) en Artificial Intelligence (AI). Maar ook duurzaamheid en het bijwonen van een ‘betekenisvol congres’ zijn belangrijke drijfveren voor deze congresdeelnemers.

Nadat de kernzaken zoals het doel en de doelgroep in kaart zijn gebracht, kan het totaalplaatje compleet gemaakt worden. Eén van de basisaspecten is een passende locatie. Natuurlijk is de keuze van de locatie sterk afhankelijk van of het congres een ‘live event’ is waar mensen fysiek op af zullen komen, het congres online zal plaatsvinden of dat het een hybride congres betreft waarbij een fysiek congres wordt gecombineerd met een online congres.

Nederland kent vele unieke congreslocaties. Van innovatieve, duurzame adresjes, hippe industriële panden en inspirerende locaties in een landelijke omgeving, tot kleinschalige pareltjes in het hart van een levendige stad of aan zee. Het aanbod is zo ruim dat er voor een ieder wel een geschikte congreslocatie te selecteren valt.

Nu het doel, de doelgroep en de locatie zijn bepaald; dient er bij het organiseren van een congres vervolgens ook goed nagedacht te worden over zaken als:

• Het uitnodigingstraject;
• Hoe de deelnemers een optimale customer experience te laten beleven tijdens het congres;
• Het mogelijk duurzame karakter van het congres;
• De mogelijkheden van live-streaming en digitale toegang bij een hybride congres;
• Opstellen van een congreswebsite voor registratie en informatie;
• Selecteren van inspirerende sprekers en eventuele intermezzo’s;
• Het samenstellen van sponsorpakketten en het werven van sponsoren;
• Aanvragen en verwerken van accreditatie;
• Indien gewenst het ontwikkelen van een (duurzame) congres app;
• Aankleding, opstelling, entertainment, catering en audio visuele middelen op de congres locatie;
• Benodigde materialen zoals badges, certificaten, promotiematerialen etc.;
• Algehele coördinatie gedurende het congres, inclusief bemannen van de congresbalie;
• Presentjes voor sprekers en leuk aandenken voor de deelnemers;
• Evaluatie service;
• Bij een internationaal congres: het logistieke gedeelte; transfers, gidsen- en tolkenservice;
• Bij een meerdaagse congres in Nederland: hotels, leisure en/of partnerprogramma.

Conclusie: een breed scala aan taken en details!

De congreswereld verandert continu; om van alle ins en outs op de hoogte te blijven, volgen wij alle actuele trends en ontwikkelingen op dit gebied. Zo blijft onze kennis up-to-date en kunnen wij jou perfect van dienst zijn bij de organisatie van jouw congres!

Ga voor meer blog-artikelen naar het blog-overzicht. Natuurlijk organiseren wij ook graag jouw event… Wil je vrijblijvend sparren of een concreet voorstel ontvangen? Neem dan snel contact met ons op.